BAHAGIAN KEDUA :
FUNGSI PENGURUSAN DALAM MEMANTAPKAN PENGURUSAN PAS
Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,
Dalam Bahagian Pertama sebelum ini telah
dijelaskan bahawa usaha untuk memperkasa dan memantapkan pengurusan perlu
diberikan perhatian di semua peringkat. Ia
bukan hanya terpikul di atas bahu mereka yang diamanahkan sebagai SETIAUSAHA
sahaja tetapi mestilah dilaksanakan bersama oleh mereka yang berada di dalam
organisasi tersebut.
PAS sebagai sebuah organisasi yang disusun
melalui struktur formal dengan matlamat yang jelas, PAS wajarlah memastikan
bahawa entiti sosial ini dapat ditadbir dengan sebaik mungkin daripada serendah
peringkat PAS Cawangan sehinggalah ke peringkat teratas. Tidak akan wujud
organisasi jika ia tidak ada matlamat. Tanpa matlamat maka organisasi akan
menjadi struktur yang longgar dan tidak formal.
Umumnya, terdapat tiga sebab organisasi diperlukan
iaitu pertamanya yang melibatkan masa lampau, keduanya masa kini dan ketiganya
masa akan datang. Apa yang dimaksudkan dengan masa lampau adalah berkaitan
dengan kemampuan organisasi mengaitkan manusia dengan masa lalu. Ia memberikan
kita gambaran yang jelas tentang sejarah awal terbentuknya organisasi,
matlamat, sasaran dan tujuan ia ditubuhkan. Begitu juga dengan keperluan
organisasi pada masa kini iaitu untuk melaksanakan apa yang telah dirancang
manakala keperluan masa hadapan adalah bertujuan untuk merangka dan merancang
apa yang perlu dilaksanakan pada masa akan datang.
Oleh kerana itu, kita perlu memahami bahawa
untuk mencapai pengurusan yang mantap maka amat wajar kita memahami apa
sebenarnya fungsi pengurusan itu sendiri. Justeru bagi memastikan bahawa organisasi PAS
ini berjaya mencapai matlamatnya maka penggerak organisasi wajar memahami empat
(4) perkara atau fungsi-fungsi elemen di dalam dunia pengurusan yang dilihat sebagai perkara yang menentukan berjaya atau tidak
sesuatu organisasi ke arah mencapai matlamat organisasi iaitu MERANCANG,
MENGATUR, MEMIMPIN dan MENGAWAL.
1. Merancang
Seorang ahli falsafah, Ben Franklin, pernah
berkata, "By failing to prepare, you
are preparing to fail.” Maknanya, jika kita gagal untuk merancang maka kita
sebenarnya merancang untuk gagal. Mana tidaknya, tanpa melaksanakan apa-apa
perancangan dalam menjalankan aktiviti PAS di semua peringkat akan menyebabkan
pelbagai kemungkinan akan berlaku termasuklah kegagalan program untuk mencapai
tujuan ia dilaksanakan.
Perancangan
bukan sahaja melibatkan program atau aktiviti tetapi ia melibatkan keseluruhan
matlamat organisasi yang ingin dicapai.
Pengurusan memutuskan apa yang perlu dilaksanakan pada masa hadapan dan
merangka rancangan serta aktiviti untuk dilaksanakan.
Perancangan
akan dapat membantu meminimumkan risiko dengan mengurangkan ketidakpastian
persekitaran urusan dan secara tidak langsung membantu organisasi mengurangkan
pembaziran.
Organisasi
PAS wajar menyusun aktiviti melalui pelan bertindak mengikut tempoh yang
ditetapkan melalui bengkel pelan strategik, bengkel pelan bertindak dan
seumpamanya. Ia adalah langkah yang terbaik untuk memastikan bahawa aktiviti
yang dilaksanakan pada masa akan datang akan tersusun dan terarah.
Masih lagi
terdapat sikap di kalangan penggerak organisasi melaksanakan aktiviti secara
adhoc tanpa meletakkan sasaran hasil yang sepatutnya diperolehi oleh
organisasi. Sikap ini mestilah diubah segera agar kerana ia memberikan kesan
negatif terhadap perkembangan organisasi.
Sangat
penting program yang dilaksanakan mencapai objektifnya. Sekiranya ia tiada
perancangan yang baik maka bagaimana dapat kita mengenal pasti sama ada program
itu mencapai objektif sedangkan sememangnya ia tidak berobjektif?
2. Mengatur
Perkara
kedua dalam melaksanakan pengurusan adalah mengatur. Kaedah mengatur yang baik
dengan menggunakan sumber-sumber yang diperlukan secara optimum dapat membantu
segala perancangan dilaksanakan dengan sebaiknya.
Seringkali
berlaku dalam sesebuah organisasi, perancangan yang telah dipersetujui bersama
hanya kekal menjadi ‘blue print’ yang akhirnya menjadi bahan sejarah akibat
ianya tidak dilaksanakan oleh mereka yang dipertanggungjawabkan. Ia berpunca
daripada kelemahan untuk mengatur langkah dan tindakan susulan.
Proses
mengatur ini melibatkan kerja menstruktur
organisasi dan staf. Peranan sekretariat sangat penting pada peringkat ini kerana
pengagihan tugas dan tanggungjawab kepada mereka yang diamanahkan mengikut skop
kerja masing-masing.
Peranan
Ketua sudah tentu berbeza dengan peranan ahli jawatankuasa. Peranan Bendahari
dan Ketua Penerangan sudah pasti mempunyai perbezaan dan peranannya. Adalah perlu
menyusun atur rangkaian hubungan di antara pemegang jawatan, menjelaskan tugas
dalam jawatan dan penentuan skop tugas bagi membantu memudahkan proses
perlaksanaan. Oleh itu, tugas mengatur dan menyusun serta mengaitkan tugas,
tanggungjawab, kuasa serta sumber-sumber sesuai dalam organisasi perlu
diselesaikan terlebih dahulu sebelum bergerak ke arah pencapaian objektif
organisasi.
3. Memimpin dan Mengarah
Islam cukup
mengambil berat soal kepimpinan. Umat Islam diingatkan bahawa memimpin adalah
amanah dan tanggungjawab yang akan dipersoalkan di akhirat nanti. Amanah dan
tanggungjawab ini tidak akan terlaksana tanpa adanya pemimpin yang berwibawa.
Orang yang lemah dan tidak memiliki kelayakan hilang kelayakan sebagai
pemimpin.
Begitu juga di
dalam pengurusan organisasi, sekiranya pemimpin gagal memotivasikan petugas dan
pekerjanya maka organisasi akan berhadapan dengan laluan yang sukar untuk
berjaya. Sebab itulah, fungsi kepimpinan dalam pengurusan sering dikaitkan
dengan proses memotivasi para pekerja dan petugas supaya mereka lebih
produktif.
Kepimpinan
perlu menonjolkan kemahiran dalam bidang-bidang kepimpinan dan motivasi untuk
memastikan orang lain memainkan peranan yang berkesan dalam pencapaian
rancangan. Ia akan akan mendorong, memotivasi dan menggerakkan seluruh
jawatankuasa dan pengikutnya agar bersama melaksanakan aktiviti-aktiviti dalam
mencapai matlamat organisasi.
Pengarahan adalah penting bagi menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan
teratur, lancar serta dalam suasana harmoni dan ianya bergerak ke arah pencapaian objektif. Pengarahan memerlukan kemahiran
seperti kemahiran berkomunikasi, kemahiran mengurus sumber manusia, kemahiran mengurus
perubahan, kemahiran menyelesaikan masalah dan kemahiran menangani konflik.
Kegagalan menguasai ilmu kemahiran ini akan menyebabkan berlakunya krisis
kepimpinan dan keyakinan di kalangan mereka yang dipimpin.
4. Mengawal dan Mengawas
Dalam
mengurus sesuatu aktiviti yang dirancang, proses untuk memeriksa dan
membandingkan kemajuan yang sebenar dengan rancangan, serta mengubah suai
rancangan tersebut berdasarkan maklum balas sangat diperlukan. Langkah-langkah
kawalan dan menilai prestasi dan mengambil tindakan pembetulan jika berlaku
kesalahan agar matlamat organisasi dapat dicapai.
Penilaian
terhadap prestasi organisasi mestilah dibentangkan di dalam mesyuarat agar
ianya dapat dinilai dengan membandingkan perancangan dan matlamat organisasi
yang telah ditetapkan.
Penilaian
boleh dilakukan dengan meilhat kepada pengumpulan data-data yang berkaitan
dengan aktiviti yang telah dirancang. Selain itu juga, pengawalan juga merujuk
untuk menilai sama ada keseluruhan komponen dalam organisasi sedang bergerak pada
landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan.
Perkara utama yang perlu
dikawal adalah melibatkan tugas untuk memastikan
semua aktiviti dijalankan seperti yang dirancang, memastikan tiada
penyelewengan, mengadakan pemantauan, mengambil tindakan penambahbaikan dan
mencadangkan perkara yang mampu untuk mengatasi masalah yang dihadapi.
Penutup
Bagi mencapai matlamat yang telah dirancang
oleh organisasi melalui bengkel pelan bertindak, empat fungsi pengurusan ini
perlu diberikan perhatian. Ia adalah sebagai satu panduan kepada pihak
pengurusan dan pentadbiran yang telah diberikan peranan.
Selain itu, kerjasama yang melibatkan pihak
pengurusan organisasi khususnya sekretariat perlulah dberikan oleh jawatankuasa
yang lain.
Wassalam
Disediakan oleh :
Khairul Faizi bin Ahmad Kamil
Penolong Setiausaha Agung PAS
Sektor Pemerkasaan Organisasi
Ulasan
Catat Ulasan