BAB 3 : PENGURUSAN MESYUARAT

PENGURUSAN MESYUARAT

APA ITU PENGURUSAN MESYUARAT?

Pengurusan Mesyuarat adalah proses menguruskan peringkat-peringkat dan komponen-komponen keseluruhan proses mesyuarat. Tindakan yang membuat mesyuarat berjaya ketika sebelum, semasa dan selepas mesyuarat adalah sama pentingnya. Mengabaikan sebarang proses pengurusan mesyuarat boleh menyebabkan keputusan yang lemah membawa kepada keperluan untuk mengadakan tambahan mesyuarat.

Bagi memastikan bahawa mesyuarat yang ingin diadakan dapat dilaksanakan dengan baik maka Lapan Langkah sebagai Garis Panduan untuk mengurus dan mengendalikan Mesyuarat perlulah diikuti dengan sebaiknya.

1. Memilih Ahli Mesyuarat

Keputusan mengenai siapa yang perlu hadir bergantung kepada apa yang anda ingin capai di dalam mesyuarat. Ia mungkin dilihat agak kasar dalam penyataannya tetapi kita perlu akui bahawa berapa banyak mesyuarat yang dilaksanakan tanpa ahli mesyuarat yang benar-benar diperlukan untuk membincangkan perkara yang difokuskan.

Jangan hanya bergantung kepada keputusan anda sendiri tetapi tanyalah kepada pihak lain untuk menentukan kehadiran di dalam mesyuarat. Jika boleh, hubungi setiap daripada mereka untuk memaklumkan mengenai mesyuarat tersebut, tujuan keseluruhannya dan mengapa kehadiran mereka adalah penting.

Susuli dengan notis mesyuarat termasuk tujuan diadakan mesyuarat, di mana dan bila ia akan diadakan, senarai ahli mesyuarat yang lain dan siapa yang boleh dihubungi jika mereka mempunyai sebarang persoalan

Lampirkan agenda mesyuarat apabila notis mesyuarat dihantar.

Melantik petugas atau pegawai yang bertugas untuk mencatitkan rekod pengeluaran surat kepada ahli mesyuarat agar tidak timbul pertikaian pada masa hadapan.

2. Membangunkan Agenda

Mesyuarat anda akan lebih berjaya jika anda merancang agenda mesyuarat dengan teliti.  Menyediakan agenda biasanya tanggungjawab Pengerusi. Ia perlu dilakukan dengan berunding dengan Setiausaha dan mendapatkan pandangan daripada ahli mesyuarat. Walaupun biasanya sesebuah organisasi mempunyai agenda rutin namun adakalanya ada perkara-perkara yang perlu dibentangkan di dalam mesyuarat untuk tindakan bersama.

3. Membuka Mesyuarat

Sentiasa berusaha untuk memulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan ; ini menghormati mereka yang hadir tepat pada waktunya dan mengingatkan para pelewat bahawa penjadualan masa adalah serius.

Dalam ucapan pendahuluan, anda ucapkan terima kasih kepada para ahli mesyuarat yang datang pada masa yang telah ditetapkan

Semakan agenda pada permulaan setiap mesyuarat, memberi peserta peluang untuk memahami semua topik utama yang dicadangkan, mengubahnya dan menerimanya.

Jika perakam suara digunakan sepanjang mesyuarat maka ia perlu dimaklumkan kepada para ahli mesyuarat bagi mengelakkan prasangka.

Memperjelaskan peranan anda dalam mesyuarat.

4. Menetapkan Peraturan untuk Mesyuarat

Anda tidak perlu membuat peraturan baru setiap kali anda mempunyai mesyuarat. Adalah perlu bagi sesuatu mesyuarat mempunyai beberapa peraturan dasar yang dapat digunakan untuk kebanyakan mesyuarat yang berterusan.

Empat peraturan dasar yang kuat adalah: penglibatan, memberi fokus, mengekalkan momentum dan mencapai matlamat. penutupan. Senaraikan peraturan asas utama anda dalam agenda. Anda mungkin melihat ada beberapa perkara lain yang anda perlu jadikan peraturan, ia bergantung kepada kesesuaian masing-masing.

5. Pengurusan masa

Salah satu tugas Pengerusi yang paling sukar ialah pengurusan masa. Masa yang ditetapkan seolah-olah ‘habis’ sebelum tugas selesai. Anda menjangkakan bahawa mesyuarat dapat dihabiskan selama tiga jam namun ia berlarutan sehingga mengambil masa yang lebih lama. Oleh itu, cabaran terbesar adalah menjaga momentum untuk memastikan proses bergerak.

Adakalanya, berlaku pembaziran masa dalam agenda-genda yang sepatutnya ringkas dan padat tetapi digunakan masa yang panjang. Contohnya, Pengerusi majlis mengambil masa yang lama sehingga 30 minit semasa mengalu-alukan kehadiran para ahli mesyuarat.

Perkara berkaitan dengan Pengurusan Masa akan diperjelaskan lagi dalam topik yang lain.

  

6. Penilaian Proses Mesyuarat

Sungguh mengagumkan apabila orang akan mengadu tentang mesyuarat yang dihadiri membuang masa tetapi mereka hanya mengatakan demikian selepas mesyuarat itu. Dapatkan maklum balas daripada mereka semasa mesyuarat agar anda dapat memperbaiki proses mesyuarat dengan segera. Penilaian mesyuarat hanya pada akhir mesyuarat biasanya terlambat untuk melakukan apa-apa mengenai maklum balas peserta.

Bagaimana caranya? Apabila perbincangan mesyuarat berjalan dalam masa yang agak lama, katalah dalam tempoh satu jam, tanyakan kepada ahli mesyuarat sama ada mereka berpuashati dengan apa yang telah dilalui. Ia tidaklah perlu terlalu formal, laksanakannya secara bersahaja

7. Menilai Mesyuarat Keseluruhan

Mungkin jarang anda melalui proses ini, iaitu Pengerusi bertanyakan kepada ahli mesyuarat berapakah penilaian mereka terhadap mesyuarat pada kali ini. Penilaian termasuklah terhadap peranan pengerusi, perjalanan mesyuarat dan jangka masa mesyuarat diadakan. Tidak perlu terlalu lama, cukuplah dengan masa 5-10 minit pada akhir mesyuarat untuk menilai mesyuarat.

Sediakan setiap anggota pangkat dari 1-5, dengan 5 sebagai yang tertinggi, dan minta setiap ahli menjelaskan ranking mereka. Ia sebenarnya mampu untuk meningkatkan prestasi anda selaku Pengerusi dan memastikan bahawa mesyuarat akan datang akan berjalan dengan lebih baik.

8. Menutup Mesyuarat

Pengerusi hendaklah berusaha agar mesyuarat diakhiri dengan memberikan ransangan positif dan motivasi terhadap ahli mesyuarat agar terus berusaha untuk melaksanakan tanggungjawab dengan sebaiknya.

Cuba selesaikan mesyuarat mengikut masa yang ditetapkan. Jika anda konsisten berbuat sedemikian, ahli mesyuarat akan lebih meyakini anda.

Pada akhir mesyuarat, semak tindakan dan tugasan, dan tetapkan masa untuk mesyuarat seterusnya dan minta komitmen daripada setiap peserta sama ada mereka dapat hadir atau tidak ke mesyuarat yang akan datang. Jika respon sederhana atau tidak mendapat sambutan maka ada baiknya anda mencadangkan tarikh yang baharu agar mesyuarat yang akan datang gagal dilaksanakan akibat korum yang tidak mencukupi

Jelaskan bahawa minit mesyuarat dan/atau tindakan akan dilaporkan semula kepada ahli dalam paling seminggu daripada tarikh mesyuarat diadakan bagi membantu untuk mengekalkan momentum.

Sekian, wassalam

KHAIRUL FAIZI BIN AHMAD KAMIL

Minda Sejahtera Resources