Assalamu’alaikum
dan salam perjuangan,
Dalam menguruskan organisasi, satu perkara
penting yang perlu dikuasai oleh seorang pemimpin adalah bagaimana untuk
menyelesaikan masalah dan membuat keputusan sama ada di dalam ataupun di luar mesyuarat.
Setiap masalah yang muncul perlulah
diakhiri dengan jalan penyelesaian. Sekiranya ia tidak ditangani maka masalah
yang kecil akan menjadi besar dan seterusnya membarahi organisasi.
JENIS-JENIS
KEPUTUSAN
Keputusan adalah penting untuk menentukan
hala tuju organisasi. Kebanyakkan keputusan selalunya terdiri daripada dua
kategori ; Keputusan Berprogram (Programmed Decisions) dan Keputusan Tidak
Berprogram (Non Programmed Decisions).
Keputusan Berprogram adalah satu prosedur
yang sistematik dan termaktub. Ia biasanya rutin, berulang dan berstruktur
dengan peraturan yang telah disediakan. Contoh mudah, apabila berlaku
kehilangan peralatan pejabat maka laporan dikemukakan kepada pegawai terlibat.
Manakala Keputusan Tidak Berprogram adalah bentuk tidak berstruktur dan
memerlukan prosedur tertentu dalam membuat keputusan yang kreatif. Ia terjadi
diluar kawalan dan tidak pasti yang memberi kesan kepada organisasi. Contohnya,
MH370 hilang daripada radar dan tidak dapat ditemui sehingga ke hari ini.
Dalam ilmu pengurusan, menyelesaikan masalah ditafsirkan sebagai satu proses menentukan tindak balas yang sesuai dan tindakan yang perlu
diambil untuk mengatasi masalah tersebut. Menyelesaikan masalah menjadi tanggungjawab
utama pentadbir. Setiap pentadbir yang berjaya mestilah berkeupayaan membuat
keputusan yang dapat membantu organisasi mencapai matlamat dan pada masa yang
sama dapat memuaskan keperluan-keperluan ahli-ahli dalam organisasi.
Terdapat banyak punca
yang menyebabkan masalah dalam berorganisasi termasuklah di dalam PAS. Ia boleh
berlaku akibat wujud perbezaan pendapat atau pendirian, pertindihan tugas dan
tanggungjawab, diskriminasi dan pilih kasih, rasa iri hati, pertembungan antara
kumpulan, hubungan dalam organisasi, kepentingan peribadi dan pelbagai sebab
yang lain.
PEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN
Terdapat dua kaedah untuk menyelesaikan
masalah iaitu Pembuatan Keputusan Individu dan Pembuatan Keputusan Berkumpulan.
Namun dalam ruangan ini, saya ingin nyatakan berkaitan dengan Pembuatan
Keputusan Berkumpulan yang sesuai dengan topik perbincangan ini.
Pembuatan keputusan berkumpulan merupakan
satu cara membuat keputusan yang melibatkan individu lain yang mungkin
berkepentingan dalam isu atau masalah yang ingin diputuskan. Terdapat dua teknik pembuatan keputusan berkumpulan
yang biasa digunakan iaitu Teknik Kumpulan Norminal dan Teknik Kumpulan Delphi.
Teknik Kumpulan Norminal ialah satu proses
pembuatan berstruktur dalam bentuk perbincangan kumpulan kecil secara
bersemuka. Proses ini menghalang seseorang individu daripada mendominasikan
perbincangan dan menggalakkan penglibatan individu yang pasif dan menghasilkan
satu set cadangan atau penyelesaikan berprioriti. Langkah yang perlu dituruti
adalah seperti berikut ; pertamanya pecahkan individu yang hadir kepada
kumpulan yang kecil antara 5-6 orang ahli. Keduanya, kenalpasti satu masalah
untuk diatasi. Ketiganya, Arahkan setiap ahli untuk menjana idea secara
individu tentang keadah penyelesaian. Keempat, kumpulkan idea yang telah dijana
oleh semua ahli dan dicatatkan atas Flipchart atau papan hitam/putih.
Seterusnya, setiap idea dinilai dan diundi oleh setiap individu. Keenam dan
yang terakhir, undian dikongsi dalam kumpulan dan idea paling kerap dipilih
sebagai keputusan kumpulan.
Teknik Kumpulan Delphi pula menggunakan
pakar yang dirujuk untuk menambah baik keputusan kumpulan. Ia dilakukan dengan
mengenalpasti masalah yang ingin diselesaikan. Teknik ini perlu mendapatkan
kerjasama daripada pakar yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi. Pakar
dirujuk melalui melalui surat, email atau soal selidik melalui pos. Seterusnya,
pakar mencatatkan keputusan dan cadangan, kemudiannya meyerahkan kembali soal
selidik tersebut. Keputusan idea kesemua pakar disenaraikan dan dibuat salinan.
Pakar memberikan komen ke atas idea pakar lain dan cadangan keputusan. Keputusan
dikumpulkan semula. Jika konsensus tidak dicapai, maka proses salinan semua keputusan idea pakar dihantar
semula kepada semua pakar. Terakhir, sekiranya konsensus tercapai maka
keputusan diterima.
SITUASI MEMBUAT KEPUTUSAN
Cabaran ketika membuat keputusan tidak selalunya dibuat hanya berdasarkan
jumlah maklumat sedia ada. Keputusan terbaik juga tergantung pada kesan dan
akibat daripada keputusan yang telah dibuat. Oleh kerana itu, terdapat tiga
perkara yang perlu diberikan perhatian.
Pertamanya adalah KEPASTIAN. Ketika keputusan
dibuat, pembuat keputusan tahu bahawa kesan daripada keputusan yang dibuat dan
perkara yang akan terjadi selepas keputusan dibuat. Begitu juga dengan
pembuat keputusan mengetahui hasil daripada setiap
alternatif yang ada.
Keduanya adalah RISIKO. Pembuat keputusan sering
memperoleh maklumat tentang beberapa kemungkinan hasil yang berbeza. Dalam
situasi ini, pembuat keputusan perlu mengambil kira kos memperoleh maklumat
dengan nilai maklumat yang diperoleh dan kerugian yang mungkin terpaksa
ditanggungnya.
Ketiganya adalah KETIDAKPASTIAN. Pembuat keputusan
mempunyai sedikit atau tiada langsung maklumat yang boleh dipercayai untuk
menilai hasil keputusan yang dibuat.
KESAN
MENANGGUHKAN KEPUTUSAN
Pengalaman, motivasi dan personaliti
mungkin mempengaruhi dalam membuat keputusan rutin. Seseorang yang
bertanggungjawab untuk membuat keputusan hendaklah membuat keputusan pada masa
yang diperlukan, lebih-lebih lagi perkara yang mempengaruhi kakitangan bawahan.
Menangguhkan sesuatu keputusan rutin akan menghalang pencapaian matlamat
organisasi dan juga mengecewakan individu yang tidak dapat menyempurnakan tugas
selagi keputusan rutin itu tidak dibuat.
Pemimpin yang selalu menangguh-nangguhkan
keputusan akan dicurigai. Sebagai contoh, seorang Pengurus menangguhkan
keputusan untuk mengambil tindakan terhadap pekerja yang selalu ponteng
bekerja. Tetapi sekiranya pengurus masih menangguh-nangguhkan hukuman, keadaan
mungkin menjadi bertambah buruk dan pegawai sokongan mungkin menjadi kurang
yakin dengan kebolehan dan keupayaan pengurus itu. Begitu juga dengan keputusan
yang perlu dilakukan dalam organisasi politik seperti PAS yang berhadapan
dengan pelbagai situasi dan cabaran.
Tidak dapat dinafikan bahawa sesuatu
keputusan tetap akan diambil juga satu masa nanti namun ia tidak seefektif
sekiranya keputusan dapat dilakukan dengan secepat mungkin.
PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN
Apabila keputusan telah dicapai maka perlaksanaan
adalah merupakan tindakan yang perlu dilaksanakan. Keputusan ini perlukan
kefahaman faktor-faktor keupayaan, kebolehan dan sikap individu yang terlibat,
persekitaran organisasi, keutamaan-keutamaan serta latihan yang diperlukan oleh
mereka yang terlibat dalam melaksanakan keputusan itu.
Harbert A. Simon mengemukakan tiga
peringkat dalam proses membuat keputusan. Pertamanya, aktiviti mental iaitu mengenal pasti persekitaran
yang memerlukan keputusan dibuat.
Keduanya aktiviti rekabentuk iaitu mencipta, membentuk dan menganalisis
tindakan-tindakan yang sesuai.
Ketiganya, aktiviti memilih - pilihan sebenar yang dibuat daripada
senarai alternatif.
Bagi Menurut Hoy dan Miskel pula, proses
membuat keputusan bermula dengan mengenal pasti dan mendefinisikan masalah.
Seterusnya menganalisis kesukaran masalah dalam situasi semasa. Ketiganya,
mengadakan kriteria untuk penyelesaian. Keempatnya, membuat perancangan atau
strategi untuk tindakan. Ini termasuklah mengkhususkan alternatif, meramal
kesan-kesan dan memilih alternatif. Seterusnya yang terakhir, membuat
perancangan dari segi merencana, berkomunikasi, menyelenggara dan menilai.
PENUTUP
Membuat keputusan bukanlah satu
perkara yang mudah dalam kita berorganisasi. Contohnya, isu perlantikan Menteri
Besar Selangor baru-baru ini perlu dilihat sebagai panduan untuk kita memberi
perhatian terhadap kepentingan membuat keputusan. Oleh itu, saya berikan beberapa tips akhir di penghujung
tulisan ini untuk dijadikan panduan kepada para penggerak organisasi.
Pertama, elakkan daripada membuat keputusan yang terburu-buru. Keputusan
yang boleh berubah perlu diputuskan segera tetapi perlu ambil masa bagi
keputusan yang tidak boleh berubah.
Kedua, capai satu keputusan bila mana masih ada masa. Ini
kerana membuat pilihan tepat di masa yang salah sama seperti membuat keputusan
yang salah di masa yang betul.
Ketiga, tidak dinafikan bahawa kita tidak mungkin mendapat
kepastian sepenuhnya bahawa kita telah membuat keputusan yang tepat kerana
kesan keputusan anda hanya akan berlaku di masa akan datang.
Keempatnya, yakin pada diri ssendiri untuk membuat keputusan
dan berupaya untuk menghadapi akibat sewajarnya. Selebihnya bertawakkallah
kepada Allah.
Kelimanya, selepas keputusan dicapai maka kita perlu meneruskan
agenda dalam berorganisasi. Apa yang penting adalah tindakan yang perlu
dilaksanakan pada masa akan datang untuk meneruskan agenda perjuangan.
Wasalam.
Ulasan
Catat Ulasan