BAHAGIAN KE 18 : KEPENTINGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

BAHAGIAN KE LAPAN BELAS :   KEPENTINGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,

Pengenalan

Perjalanan sesebuah organisasi tidak dapat lari daripada berkomunikasi. Kepentingan komunikasi dalam konteks pengurusan sesebuah organisasi memang telah lama diakui. Ia diibaratkan sebagai ‘nadi’  kerana tanpa satu sistem komunikasi yang berkesan, akan menyebabkan proses perancangan sesebuah organisasi tidak akan dapat berjalan dengan lancar dan teratur bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.

Secara umumnya, komunikasi didefinasikan sebagai proses pertukaran dan pemindahan maklumat dari individu atau satu pihak kepada seseorang atau pihak lain. Menerusi komunikasi, ahli-ahli dalam organisasi dapat bertukar maklumat dalam memajukan bahagian kendalian masing-masing. Jika dilihat di dalam organisasi PAS, komunikasi akan menghubungkan pentadbiran PAS daripada peringkat PAS Pusat sehinggalah di peringkat PAS cawangan. Jika tidak ada komunikasi maka organisasi PAS akan gagal mencapai gerakerja yang kemas dan tersusun malah akan menjadi kacau-bilau. Kerana itu, komunikasi memainkan peranan penting dalam konteks survival sesebuah organisasi kerana ia adalah perhubungan komunikasi antara manusia (human communication).

Kepentingan komunikasi dari perspektif Islam telah dijelaskan dalam firman Allah dalam surah Al-Hujurat ayat 13 yang bermaksud:

“Wahai umat manusia! Sesungguhnya Kami telah menciptakan kamu dari lelaki dan perempuan, dan Kami telah menjadikan kamu dari pelbagai bangsa dan bersuku puak, supaya kamu berkenal-kenalan (dan beramah mesra antara satu dengan yang lain). Sesungguhnya semulia-mulia kamu di sisi Allah ialah orang yang lebih taqwanya di antara kamu, (bukan yang lebih keturunan atau bangsanya). Sesungguhnya Allah Maha Mengetahui, lagi Maha Mendalam Pengetahuan-Nya (akan keadaan dalam dan kamu)”

Justeru bahagian ini akan membincangkan betapa pentingnya komunikasi dalam pengurusan organisasi dan kepentingan komunikasi berkesan diterapkan di dalam pentadbiran organisasi PAS.

Kepentingan Komunikasi

Dr Abdullah Hassan dalam bukunya, “Komunikasi Untuk Pendakwah” membahagikan kepentingan komunikasi kepada 3 bahagian.  Pertamanya, manusia berkomunikasi disebabkan mereka hendak memahami segala kejadian dan peristiwa yang berlaku di sekelilingnya.

Keduanya ialah membantu manusia menjalin hubungan. Terdapat kajian yang dibuat oleh pakar-pakar psikologi menunjukkan bahawa faktor kebahagiaan manusia yang paling besar ialah apabila wujudnya perhubungan yang rapat sesama manusia yang mengatasi kebahagiaan wang, kerjaya dan seks.

Ketiganya, dalam urusan organisasi, seseorang pemimpin itu perlulah melatih diri agar dapat membina komunikasi yang baik dengan semua pihak. Hal ini kerana, dalam sesebuah organisasi memerlukan banyak idea serta maklumat bagi melancarkan gerak kerja yang berkualiti.

Keperluan Komunikasi Dalam Pengurusan Organisasi

Seperti dinyatakan sebelum ini, organisasi tidak dapat lari daripada berkomunikasi kerana keberkesanan komunikasi akan melancarkan perjalanan perancangan ke arah mencapai matlamat sesebuah organisasi. Kesemua fungsi-fungsi elemen proses pengurusan akan disalingkaitkan melalui komunikasi.

Terdapat banyak kepentingan keperluan komunikasi dalam organisasi dan di antaranya dapat dinyatakan seperti berikut ;

Pertamanya, komunikasi akan dapat membantu organisasi mencapai objektif dengan mempengaruhi pekerja mengubah kelakuan, minat dan kerjasama untuk bekerja dan mencapai matlamat organisasi melalui kaedah lisan, bertulis, mekanikal dan simbolik.

Keduanya, melalui komunikasi, organisasi akan dapat memperolehi banyak maklumat yang diperlukan seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan sebagainya. Ini bertujuan agar usaha menyusun strategi ke arah bagaimana hendak berfungsi secara cekap dan berkesan.

Ketiga, komunikasi berupaya mengawal tingkah laku ahli-ahli dalam beberapa cara seperti memo, senarai tugas, surat pekeliling dan sebagainya.

Keempat, komunikasi juga turut berperanan dari segi perkembangan dan pertumbuhan dorongan dengan menjelaskan kepada pekejra-pekerja terhadap tindakan yang perlu dilakukan, prestasi yang mesti ditunjukkan dan langkah-langkah untuk meningkatkan prestasi.

Kelima, secara formal atau tidak, semua aktiviti kerja memerlukan interaksi antara satu sama lain. Maka perlunya komunikasi dalam menjalankan tugas masing-masing supaya bersama-sama menuju pencapaian satu matlamat.

Keenam, dalam membuat keputusan, mesyuarat dan perbincangan adalah perlu. Alternatif yang dipersetujui dari mesyuarat dan perbincangan akan disebarkan kepada seluruh ahli organisasi. Kesemua aktiviti ini akan melibatkan komunikasi.

Ketujuh, tujuan bimbingan, latihan dan pembaikan, pengurus perlu menjalankan penilaian prestasi ke atas mutu dan gaya kerja pekerjanya. Kedua-dua pihak perlu mengetahui maklumat ini bagi kebaikan bersama. Ini hanya boleh dilakukan melalui komunikasi agar sesuatu tujuan hasrat tercapai.

Kelapan, komunikasi juga turut berperanan menyelesaikan sesuatu masalah organisasi. Apabila timbul ketegangan dalam organisasi, pihak pengurusan dan pekerja boleh bekerjasama untuk menyelesaikannya samada melalui dialog, perbincangan, mesyuarat dan sebagainya. Kata sepakat hanya dapat diperolehi setelah komunikasi yang baik dilaksanakan.

Komunikasi Berkesan

Kajian terhadap keperluan berkomunikasi secara berkesan telah dibuat sejak sekian lama di dalam dan di luar negara. Komunikasi yang berkesan tidak hanya sekadar ditinjau dari segi kepuasan yang timbul di kalangan kakitangan organisasi. Dakwaan-dakwaan berkaitan dengan keberkesanan komunikasi organisasi akan menjadi lebih sahih sekiranya dibuktikan hubungannya dengan pembolehubah-pembolehubah organisasi yang lain.

Salah satu elemen yang penting dalam penyelidikan komunikasi organisasi adalah komunikasi pemimpin dan ahli atau juga dikenali sebagai pertukaran pemimpin-ahli. Hubungan antara pemimpin dan ahli yang harmoni dan baik dapat melicinkan lagi perjalanan organisasi serta dapat mencapai misi dan visi organisasi. Secara tidak langsung, komunikasi yang berkesan antara ketua dan subordinat akan dapat menentukan kejayaan sesebuah organisasi

Satu kajian berkaitan dengan Keberkesanan Komunikasi Organisasi : Satu Analisis Multidimensi telah dilaksanakan oleh Che Su Mustaffa daripada Fakulti Komunikasi dan Bahasa Moden, Universiti Utara Malaysia pada tahun 2004. Kajian yang dilakukan secara kuantitatif ini telah mengaplikasikan kaedah tinjauan keratan rentas (cross-sectional survey) berdasarkan kepada soal selidik yang dijawab oleh responden. Populasi kajian ini sejumlah 2,785 orang kakitangan. Saya galakkan agar kajian ini dibaca untuk memahami lebih lanjut berkaitan dengan keberkesanan komunikasi di dalam organisasi. Ia dapat diakses di dalam internet.

Di antara perkara penting yang dapat saya kongsikan adalah seperti berikut :-

i.        Komunikasi yang berkesan juga harus dilihat dari segi dimensi Kesepaduan Organisasi iaitu tahap sejauh mana kakitangan bersepadu dan terlibat dalam interaksi interpersonal bagi mencapai matlamat yang dikongsi bersama. Komunikasi yang kabur akan menimbulkan kekeliruan dan salah faham yang boleh menjejaskan kesepaduan organisasi. Salah satu isu dalam konteks pengurusan organisasi di Malaysia ialah penglibatan dalam sesebuah organisasi seperti penglibatan dalam membuat keputusan yang dikatakan rendah terutamanya bagi kakitangan di sektor awam.

ii.       Keperluan berinteraksi merupakan salah satu dimensi komunikasi penting dalam persekitaran organisasi. Keperluan berinteraksi meningkat apabila kakitangan berhadapan dengan maklumat yang mencabar kepercayaan, sikap dan pengetahuan mereka. Keperluan berinteraksi ini ialah persoalan-persoalan di dalam diri kakitangan dan mereka bermotivasi untuk mencari maklumat yang boleh mengatasi konflik dan masalah yang dihadapi.

iii. Masalah ketidakberkesanan komunikasi pihak atasan ini juga diakui wujud dalam konteks berkomunikasi dalam masyarakat Malaysia di mana komunikasi pihak atasan dikatakan lebih berbentuk sehala, kurang terbuka, serta kurang menitikberatkan pendapat dan pandangan pihak bawahan. Masalah komunikasi yang berlaku di organisasi adalah pengaliran maklumat sehala daripada pihak atasan kepada pihak bawahan di samping kecenderungan pihak atasan mengambil keputusan tanpa mengambil kira pendapat dan pandangan pihak subordinat.

Penutup

Komunikasi dalam berorganisasi adalah satu perkara yang penting untuk difahami, dihayati dan dilaksanakan dalam organisasi seperti PAS. Sebagai sebuah parti politik dan jamaah Islam yang mempunyai jumlah ahli dan penyokong yang ramai maka ia perlu memberikan perhatian terhadap perkara ini.

Disarankan agar semasa berkomunikasi, kita perlulah memahami diri orang lain sebelum orang lain memahami diri kita seperti mana yang telah dititipkan di dalam buku tulisan Stephen Covey “The 7 Habits of Highly Effective People” yang mana beliau mengatakan bahawa ‘Seek first to understand, then to be understood’ yang bermaksud cuba memahami dahulu, kemudian cuba untuk difahami.

Kelemahan berkomunikasi akan mengundang kesalahfahaman terhadap arahan yang diberikan daripada pentadbiran tertinggi kepada pentadbiran di bawah. Tidak mustahil, ia akan menyebabkan pertikaian dan pertembungan dalam pentadbiran organisasi.

Sekian. Wassalam.