BAB 5 : PERKARA BERBANGKIT – APA MAKNANYA

PERKARA BERBANGKIT – APA MAKNANYA

Perkara Berbangkit adalah salah satu bahagian yang paling disalah anggap mengenai perkara tersebut. Ia sebenarnya merupakan satu bahagian di dalam mesyuarat untuk membuat ‘audit’ terhadap keputusan terdahulu yang telah dicapai sewaktu mesyuarat yang terdahulu.

Disebabkan salah anggap ini menyebabkan adakalanya keputusan yang dicapai di dalam mesyuarat yang lalu akan berlalu begitu sahaja akibat daripada tiada daripada mana-mana ahli mesyuarat yang menyentuh atau bertanya dengan perkembangan keputusan yang telah dicapai.

Sebagai contohnya, mesyuarat telah mencapai keputusan untuk membeli sebuah van bagi kegunaan operasi sekolah. Namun disebabkan keputusan ini tidak ada tindakan daripada mana-mana pihak dan ianya juga tidak dibangkitkan di dalam mesyuarat yang seterusnya maka ia akan hanya tinggal sebagai keputusan sahaja tanpa tindakan.

Setiap tindakan yang perlu disiapkan pada atau sebelum tarikh mesyuarat perlu disahkan sama ada telah dilakukan atau sebaliknya. Jika tidak, apa yang akan dilakukan untuk menyelesaikan tugasan atau tindakan tersebut. Jika seseorang menghadapi masalah, ini boleh dibincangkan dan tindakan baru atau pindaan terhadap keputusan boleh dilakukan jika ada keperluan.

Mungkin juga sesuatu keputusan telah dibuat sebelum ini di dalam mesyuarat yang terdahulu telah pun berubah maka agenda Perkara Berbangkit dapat menjelaskan kedudukan semasa perkara tersebut.

Pengalaman penulis menghadiri dan menyertai pelbagai mesyuarat sejak 25 tahun yang lalu telah melihat sendiri bahawa Perkara Berbangkit tidak begitu difahami bukan sahaja oleh Pengerusi Mesyuarat tetapi juga para ahli mesyuarat sehingga menyebabkan kualiti mesyuarat terkesan dengan kelemahan ini. Ia mungkin disebabkan kerana tiada garis paduan kepada mereka yang disediakan oleh organisasi yang disertainya.

TINDAKAN

Oleh itu beberapa perkara perlu diberikan perhatian oleh Pengerusi dan Setiausaha Mesyuarat.

i. Memastikan bahawa Minit Mesyuarat disiapkan awal dan diserahkan kepada Ahli Mesyuarat dalam tempoh dua minggu, sebaik-baiknya dalam tempoh seminggu. Ini akan membantu kesemua Ahli Mesyuarat termasuk yang tidak hadir mengetahui keputusan yang telah dicapai.

ii. Ahli Mesyuarat akan meneliti keputusan mesyuarat yang dicapai dan mengambil tindakan mengikut potfolio masing-masing.

iii. Satu rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesanan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan-keputusan Mesyuarat Maklumbalas yang mengandungi ;

Bil	Perkara	Keterangan
a.	Bilangan	Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan
b.	Rujukan Minit	Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.
c.	Perkara	Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan
d.	Tarikh Hantar	Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan
e.	Jabatan/Bahagian	Nama Jabatan/Bahagian yang dikehendaki memberi maklumbalas.
f.	Tarikh Patut Terima	Tarikh maklumbalas patut diterima
g.	Tarikh Terima	Tarikh maklumbalas diterima oleh urusetia.
h.	Tarikh Bentang	Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat.
i.	Status (Tamat/ Sambung)	Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.

Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat 

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Bagi kebanyakkan organisasi, Urusetia Mesyuarat dikendalikan oleh Setiausaha atau Sekretariat.

Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting.

Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki, Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.

Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas-maklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima.

Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut:

Cabutan Keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.

Ringkasan dan Ulasan UrusetiaUrusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenai maklumbalas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat.

Maklumbalas Dari Kementerian-Kementerian/Jabatan-jabatan Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai pelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan MaklumbalasUrusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan.

Senarai Kementerian/Jabatan Yang Belum Memberi Maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan MaklumbalasUrusetia.

MAKLUM BALAS MESYUARAT

Berikut adalah contoh maklum balas mesyuarat yang disediakan di dalam mesyuarat untuk perhatian semua ahli mesyuarat.

Nama Mesyuarat       :

Tarikh                       :

Tempat                     :

Bil	Rujukan Minit	Perkara	Tindakan	Maklum Balas
1	Perkara 2.3	Mesyuarat telah bersetuju untuk membeli sebuah van bagi tujuan operasi pengangkutan murid-murid sekolah. Van yang diputuskan ada jenis Nissan Serena keluaran tahun 2018 dengan harga tidak melebihi RM 160, 000.00 termasuk insuran dan cukai jalan. Van mestilah didaftarkan di atas nama Sekolah.	Unit Ekonomi	Unit Ekonomi telah membuat perbandingan harga van yang telah diputuskan. Harga van tersebut termasuk cukai jalan dan insuran adalah berjumlah RM 158,345.00. Van telahpun ditempah dan akan diserahkan kepada sekolah dalam tempoh 7 hari daripada tarikh mesyuarat ini dijalankan.